De structuur, indeling en verdeling van cliënten medezeggenschap

De structuur van de cliënten medezeggenschap

Cliënten medezeggenschap conform de Wmcz 2018, is een middel is om een doel te bereiken. Namelijk meer betrokkenheid vanuit het cliëntenperspectief bij het beleid en bij de besluitvorming van de organisatie. Hoe kunnen de structuur, indeling en verdeling van de cliënten medezeggenschap bijdragen aan dit doel?

Het bedenken en inrichten van een structuur voor de cliënten medezeggenschap is bij grotere zorginstellingen, met meerdere locaties, die soms zelfs over verschillende regio’s verspreid zijn,
aan de orde.

De structuur van de cliëntenmedezeggenschap is ideaal bezien afhankelijk van de structuur van de organisatie en er kan ook rekening worden gehouden met het type organisatie en met de informatie en communicatie van de andere medezeggenschapsorganen en/of overlegorganen binnen de organisatie. Zodat informatie en communicatie langs logische lijnen loopt.

De organisatiestructuur

Het is dus in eerste instantie belangrijk om goed te kijken naar ‘de structuur’ van de organisatie. Is het een eenvoudige structuur (platte organisatie, weinig hiërarchie, informeel) of een bureaucratische structuur (veel regels en procedures, hiërarchische lagen, formeel)? Zijn er meerdere bestuurders of is er één bestuurder? En als er meerdere bestuurders zijn, hoe is de zeggenschap dan verdeeld? Is er naast de bestuurder of de raad van Bestuur nog een directeur of directeuren? En zo ja, hoe is die zeggenschap dan verdeeld? Is er een managementlaag of zijn er meerdere lagen? Of is/zijn er zelfsturende teams? En zijn die aan locaties gebonden of zijn die misschien regionaal ingericht of wellicht aandoeningsgericht?

Hoe ziet de organisatie er verder uit? Is de zorg locatie gebonden of is er ook thuiszorg? Zijn er meerdere locaties binnen een overzichtelijke straal of zijn de locaties wijd verspreid? Kun je regio’s onderscheiden en hoe is de zorg binnen de regio’s verdeeld? Wordt er op de verschillende locaties dezelfde soort zorg verleend of gaat het om verschillende locaties met verschillende zorg?

De indeling van de cliënten medezeggenschap

Als de organisatiestructuur en het type/de types zorg duidelijk zijn, kan worden gekeken naar de indeling van de cliënten medezeggenschap. Hoeveel, waar en welke clientenraden moeten er worden opgericht? Is het nodig om voor iedere locatie (vanaf 10 zorgverleners) een clientenraad op te richten? Als locaties vlak bij elkaar liggen en er exact hetzelfde type zorg wordt verleend, is het dan misschien logischer één clientenraad voor twee locaties op te richten?

Wie gaat er met de clientenraad/raden overleggen? Is dat een locatie-manager? Of is dat misschien een verpleegkundige uit het zelfsturende team? Ofwel een regiomanager? Bij dit laatste kan het een idee zijn om een regionale raad op te richten (afgevaardigden van de locaties).

In het geval van zelfsturende teams kan het zo zijn dat er één persoon namens het team gemandateerd wordt door de bestuurder om als aanspreekpunt voor de cliëntenraad/raden op te treden. Dan is het logisch om de cliënten medezeggenschap aan te passen aan het verzorgingsgebied van het team. Als er meerdere teams op meerdere locaties zijn, dan geldt dat dus voor meerdere cliëntenraden.

Bij meerdere (zelfsturende) teams kan er toch een coördinator of manager zijn aangesteld om bepaalde zaken te coördineren of aan te sturen. Deze manager kan voor meerdere teams in een bepaalde regio zijn aangesteld. De cliëntenmedezeggenschap kan te abstract worden doordat de lokale cliëntenraad bijvoorbeeld met een regiomanager moet overleggen die weinig zicht heeft op de locatie. Of omdat de clientenraad met een gemandateerd teamlid moet overleggen die op zijn/haar beurt weer met de regiomanager moet overleggen, die op zijn/haar beurt weer met de divisiedirecteur moet overleggen, die op zijn/haar beurt weer met de bestuurder moet overleggen.

Een Centrale Cliëntenraad

Wanneer er meerdere lokale clientenraden en een eventuele regionale raad/raden zijn, kan er ook een centrale clientenraad (CCR) worden opgericht. Deze bestaat idealiter uit afgevaardigden van lokale en/of regionale raden. De centrale clientenraad houdt zich bezig met organisatie brede, locatie overstijgende zaken en baseert zich daarbij steevast op de wensen en behoeften van cliënten op locaties en/of in regio’s. Dit doet de CCR door duidelijke lijnen te hebben met de lokale en regionale raden.

Het is dus zaak goed naar de indeling van de cliënten medezeggenschap te kijken en die vooral logisch en werkbaar te maken en goed af te stemmen met de Bestuurder(s). De indeling moet zodanig zijn dat de clientenraad daadwerkelijk invloed kan uitoefenen op beleid en besluit, lokaal, regionaal en centraal.

De verdeling van de cliënten medezeggenschap

Nu de structuur én de indeling van de cliënten medezeggenschap duidelijk zijn. Is het zaak de verdeling van de taken van de onderscheiden raden (lokaal en/of regionaal en/of aandoeningsgericht en/of type zorg gericht en/of centraal). En de verdeling van bevoegdheden over de raden, vast te leggen in de Medezeggenschapsregeling.

Alle raden hebben wettelijk gezien onverlet alle rechten en plichten conform de Wmcz 2018. Maar is dat gewenst? En is dat nodig? En is dat werkbaar en logisch?

Overdragen van rechten

Het kan zijn dat (sommige) lokale raden bepaalde plichten willen overdragen aan een regionale of centrale clientenraad (instemmen met de medezeggenschapsregeling kan niet worden overgedragen!) Wat wordt dan de rol, taak, functie en positie van de lokale raad/raden? Waar gaan zij over? Met wie overleggen zij? Wat gebeurt er met hun input?

En waar gaat de regionale raad over, als die er is? En hoe verhoudt die zich tot de centrale clientenraad? En hoe baseert een regionale of centrale raad zijn advies/instemming op de wensen en behoeften van de verschillende cliënt groepen?

De medezeggenschapsregeling

Hierover moeten duidelijke regels en afspraken worden gemaakt en die moeten worden opgenomen in de Medezeggenschapsregeling.

De medezeggenschapsregeling moet worden vastgesteld door de bestuurder(s) nadat men het samen eens is met de inhoud en nadat alle cliëntenraden formeel hebben ingestemd met de inhoud. Ook moet de Medezeggenschapsregeling door alle partijen worden ondertekend. Instemming met de medezeggenschapsregeling kan niet worden overgedragen.