Is de clientenraad de molensteen om de nek of de steen in de vijver die voor beweging zorgt?

Hoe zorg je dat je als clientenraad betrokken bent bij de beleidscyclus en tijdig betrokken wordt bij het besluitvormingsproces? Zodat de mening van de clientenraad er nog toe doet, verschil kan maken en van daadwerkelijke invloed kan zijn op bepaald beleid en/of besluiten?

De clientenraad en invloed op het besluitvormingsproces

Bestuur en management hebben een plan

Stel je voor, de bestuurder of de Raad van Bestuur van de organisatie, heeft een plan en bespreekt dit met het managementteam en met andere afdelingen. Men is enthousiast over het plan en er volgen verschillende bijeenkomsten. Waarna het plan en de stappen om er te komen, grotendeels worden omschreven. Meestal volgt dan het moment waarop de clientenraad wordt betrokken. De clientenraad wordt ‘geïnformeerd’ over het plan en gevraagd naar zijn mening. Misschien is er wettelijk advies of instemming van de clientenraad nodig voor het plan.

Ruis op de lijn

Het plan is nieuw voor de clientenraad. Misschien dat één of enkele leden ‘in de wandelgangen’ al wat hebben opgevangen wat al voor enige ‘ruis’ heeft gezorgd. De clientenraad buigt zich serieus en kritisch over het plan en kijkt vanuit het cliëntenbelang en het cliëntenperspectief naar de inhoud van het plan. Omdat de clientenraad niet mee is genomen vanaf het begin van het plan en omdat het cliëntenperspectief écht anders is dan het medewerkersperspectief of het bestuurdersperspectief, kan het zijn dat de clientenraad niet- of niet helemaal- positief is over het plan. En dus geheel of gedeeltelijk negatief adviseert of niet- of niet helemaal instemt met het plan.

De clientenraad zeurt

Dan ontstaat een vervelende situatie. Het lukt de bestuurder/het bestuur soms om de clientenraad alsnog mee te krijgen met het plan. Hiervoor moet hij/zij dan wel stevig zijn best doen en soms stemt de clientenraad dan ook maar in om ‘geen gedoe’ te willen. En als het niet lukt om de clientenraad mee te krijgen met het plan, moeten bestuur en management ’terug naar de tekentafel’. Wat veel tijd kost en nogal eens frustraties oplevert. De tendens (vaak weer in de wandelgangen) is dan nogal eens dat de clientenraad een blok aan het been is en een groep mensen die vooral overal over zeurt. Is dit herkenbaar? Lees dan verder!

Aan de voorkant betrekken

De oplossing van dit alles is zo simpel! Bestuur betrek de (centrale) clientenraad vanaf de voorkant, vanaf het begin, vanaf het moment dat de mening van de clientenraad er nog toe doet en de mening van de clientenraad nog van invloed kan zijn op het plan. Zo creëer je draagvlak en voorkom je achteraf vervelende situaties! Ik hoor je denken: pfffff dan heb ik een dagtaak.. Maar dat hoeft niet. Cliëntenraden willen graag focussen op belangrijke zaken. Zij willen niet overvraagd worden. En zij willen vooral van het gevoel af dat zij overal wat van mogen/moeten vinden, maar dat hun mening er per saldo eigenlijk niet zoveel toe doet.

En zorg als clientenraad ook dat je aan de voorkant betrokken wordt! Door inzicht te hebben in de onderwerpen en de cyclussen die binnen de organisatie spelen kun je en moet je er zelf voor zorgen dat je op tijd aan de juiste tafel komt.

De rol van de ondersteuner

Nu is het zicht op ‘de voorkant van een proces’ niet altijd even duidelijk. Vooral niet bij die processen die alsmaar doorgaan en jaarlijks terugkeren. De waan van de dag, de hoeveelheid aan onderwerpen, de hectiek etc. De complexiteit van de zorg maakt het moeilijk om zicht te krijgen op belangrijke processen. De ondersteuner van de clientenraad kan hier een belangrijke rol bij spelen. Als ‘verbindingsofficier’ of ‘spin in het web’ heeft de ondersteuner contact met zowel de organisatie als de clientenraad. Hij/zij kan inventariseren welke onderwerpen er spelen, welke informatie daar bij hoort, wat de status is van onderwerpen, beleid en besluiten en op welk moment de clientenraad het beste betrokken kan worden.

Werken met speerpunten

Om te voorkomen dat de situatie onwerkbaar wordt en vooral om te voorkomen dat de clientenraad overal bij betrokken wordt, allerlei beleidsstukken moet bestuderen, in allerhande commissies en werkgroepen zitting heeft en bijna een dagtaak heeft aan het vrijwilligerswerk, maar weinig tot geen invloed heeft, is het belangrijk om speerpunten met elkaar af te spreken!

Het is belangrijk om met elkaar vast te leggen in de (bijlage van) de Medezeggenschapsregeling, wat de speerpunten voor een bepaalde periode zijn en hoe om wordt gegaan met de andere onderwerpen. Doorgaans krijgen deze voor een bepaalde periode minder prioriteit, maar zijn er één of twee leden in de clientenraad, die de onderwerpen wel ‘volgen’ en aan de bel trekken als er belangrijke veranderingen zijn.

Door op deze manier te werken ontstaat draagvlak, daadkracht en daadwerkelijke invloed vanuit het cliëntenperspectief op bepaald beleid en of besluiten. Het voorkomt onnodige negatieve energie, onnodig veel tijd, onnodige kosten, ongenoegen, ruis op de lijn en soms zelfs zware frustraties!

De clientenraad en invloed op het besluitvormingsproces

Hulp nodig?

Vaak wordt er al jaren op een bepaalde manier gewerkt en groeit langzaam het bewustzijn dat het anders moet. Verandering kost tijd en kan soms lastig zijn. NCZ kan hierbij helpen! Door training, coaching, dialoogsessies, intervisies of procesbegeleiding. Wat er maar nodig is! Samen maken we een programma op maat met een kop en een staart. Ook geven we lezingen over dit onderwerp. Reacties, suggesties of ideeën zijn ook altijd welkom. Bel of mail ons gerust!

Misschien ook interessant voor u

De cliëntenraad en invloed op beleid en besluiten

De invloed van de cliëntenraad op het beleid in de zorg.

Cursus Cliëntenraad en Invloed op beleid en besluiten

Vergelijkbare berichten

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *