Stappenplan oprichten van een cliëntenraad

De cliëntenraad dient de gemeenschappelijke belangen van cliënten/patiënten te behartigen. Een cliëntenraad bekijkt het beleid van de instelling/organisatie vanuit het perspectief van cliënten en stemt al dan niet in met bepaald beleid, en adviseert hier gevraagd en ongevraagd over. Het is zodoende van belang dat:

• de leden redelijkerwijs representatief zijn voor de cliënten van de instelling;
• de leden in staat zijn de gemeenschappelijke belangen van de cliënten te behartigen;
• de leden in staat zijn het individuele ervaringsniveau te overstijgen.

5. Maak een PROFIELSCHETS voor leden van de clientenraad

Beschrijf bij het oprichten van een clientenraad aan welke eisen de cliëntenraadsleden moeten voldoen. Voorbeelden hiervan zijn: gemotiveerd zijn om de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de instelling te behartigen; bereid zijn om enkele uren per maand te besteden aan het werk in de raad. De profielschets van de voorzitter kan aangevuld worden met bijvoorbeeld leidinggevende capaciteiten.

Profielschets lid (centrale) cliëntenraad en (onafhankelijk) voorzitter

6. Stel een SELECTIEPROCEDURE op voor het werven van leden

Stel vast uit hoeveel leden de cliëntenraad bestaat, hoe de selectieprocedure eruit ziet, hoe de leden worden benoemd en wanneer het lidmaatschap eindigt. Wij adviseren een cliëntenraad uit minimaal drie tot maximaal zeven (afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie) leden te laten bestaan en hen voor drie of vier jaar te benoemen met de mogelijkheid één keer herbenoemd te worden.

7. Ga na welke MIDDELEN er nodig zijn bij en na het oprichten van een cliëntenraad

De cliëntenraad heeft recht op de noodzakelijke voorzieningen en financiële middelen die zij redelijkerwijze nodig heeft om haar taak te kunnen uitvoeren.
In de Wmcz 2018 staat dat de instelling/organisatie moet voorzien in:

-Scholing/deskundigheidsbevordering.
-Inhuren deskundigheid (architect, accountant, coach etc.).
-Onafhankelijke professionele ondersteuning (Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad).
-Voorzieningen (vergaderruimte, tablet/laptop e.d.).
-Onkostenvergoeding/reiskostenvergoeding (papier, printen, telefoneren etc.).
-Kosten (Landelijke) Commissie van Vertrouwenslieden.
-Kosten kantonrechter (mits vooraf gemeld aan de instelling).

Commissie van Vertrouwenslieden
Instellingen/organisaties die verplicht zijn tot het oprichten van een clientenraad, zijn ook verplicht een commissie van vertrouwenslieden in het leven te roepen. Deze commissie heeft de taak om te bemiddelen tussen instelling/organisatie en cliëntenraad en doet bindende uitspraak over meningsverschillen. In plaats van een eigen commissie kan de organisatie ook aan sluiten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV).

Budget
Wij adviseren cliëntenraden om met een eigen budget te werken. Dit verstevigt de onafhankelijke positie van de cliëntenraad en voorkomt gedoe met bonnetjes. Kosten boven het budget moeten worden aangevraagd waarbij de organisatie kan besluiten deze wel of niet op zich te nemen. De kosten voor een gang naar de rechter, vallen buiten het budget.

Ondersteuning
De cliëntenraad heeft recht op professionele, onafhankelijke ondersteuning. Dit kan iemand in dienst zijn (bij een grote organisatie) of dit kan iemand op freelancebasis zijn. De cliëntenraad heeft Instemming op de selectie en de benoeming van de ondersteuner.

8. ZOEK KANDIDATEN voor de cliëntenraad

Het vinden van geschikte kandidaten bij het oprichten van een clientenraad kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door een vacature op de website of in een weekblad te plaatsen, door posters op te hangen in de praktijk, dan wel geschikte kandidaten persoonlijk te vragen.

VOORBEELD VAN EEN PROCEDURE VOOR WERVING EN SELECTIE VAN LEDEN
1. Werving van kandidaat-leden geschiedt op een van de volgende wijzen:
– door een verzoek aan categorale organisaties om kandidaten voor te dragen
en/of
– door open werving van kandidaten, op basis van deskundigheid en belangstelling
en/of
– door een gericht verzoek van de instelling en/of cliëntenraad aan een persoon om zich kandidaat te stellen.

2. De werving van kandidaten wordt georganiseerd door de instelling.
3. De beoordeling van kandidaat-leden vindt plaats door een selectiecommissie bestaande uit twee gemandateerden van de instelling en twee leden van de zittende cliëntenraad. De voordracht tot benoeming geschiedt op basis van een unaniem besluit van de selectiecommissie.
4. De afwijzing van een door de selectiecommissie voorgedragen kandidaat die voldoet aan de profielschets, kan slechts plaatsvinden op grond van zwaarwegende argumenten.
5. Afgewezen kandidaten worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld door de instelling.

9. BENOEMING van de leden van de cliëntenraad

Als zich voldoende kandidaten hebben aangemeld, kan de selectieprocedure van start gaan. De raad van bestuur of directeur benoemt de leden van de cliëntenraad bij het instellen van de raad. Als de cliëntenraad ingesteld is kan de cliëntenraad nieuwe leden voordragen. Het bestuur zal slechts op zeer zwaarwegende gronden afwijken van de voordracht.

10. BEKENDMAKING van de cliëntenraad

De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van cliënten. Het is daarom belangrijk dat iedereen, cliënten en medewerkers, van het bestaan van de cliëntenraad afweet. De cliëntenraad bekend maken kan door bijvoorbeeld: een introductiebijeenkomst voor cliënten en medewerkers te organiseren, posters op te hangen, een eigen pagina op de website (en emailadres) van de organisatie te maken of gebruik te maken van sociale media.

11. DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING voor de cliëntenraad

Voor het goed functioneren van de cliëntenraad is het van belang om over voldoende kennis te beschikken. Dit kan door bijvoorbeeld door het volgen van de  E-learning ‘Nieuw in de cliëntenraad’ een cursus over de rol, taak en functie van de cliëntenraad , het deelnemen aan informatiebijeenkomsten of het vragen van advies of ondersteuning. Ook het lezen van informatie over cliënten medezeggenschap kan nuttig zijn. NCZ heeft verschillend informatiemateriaal.

12. Ontwikkel een WERKPLAN voor de cliëntenraad

Het is aan te raden om een werkplan te maken. Hierin staat in ieder geval beschreven welke adviesvragen en verzoeken om instemming de instelling/organisatie dat jaar (op basis van het jaarplan) wil voorleggen en de onderwerpen die de cliëntenraad zelf, op basis van geluiden uit de achterban, aan de orde wil stellen. Ook is het van belang in het werkplan duidelijk aan te geven welke onderwerpen het komende jaar prioriteit krijgen. Het werkplan is een belangrijk hulpmiddel om het werk in te delen en een goede start te maken.

13. Stel samen een MEDEZEGGENSCHAPSREGELING op

In de medezeggenschapsregeling staan de afspraken tussen de cliëntenraad en instelling/organisatie. De Wmcz 2018 is een kaderwet en biedt naast een beperkt aantal instemmings- en adviesrechten alle ruimte voor instellingen/organisaties om cliëntenraden meer rechten te geven en deze als ‘bovenwettelijke’ afspraken vast te leggen.

In de medezeggenschapsregeling staat in ieder geval:

-Het aantal leden van de cliëntenraad.
-De wijze van benoeming en ontslag.
-Welke personen lid kunnen worden.
-De zittingsduur van leden.
-Regeling voor de wijze waarop de raad in een vroeg stadium betrokken wordt bij besluiten (het recht op meedenken).
-Hoe de cliëntenraad informatie ontvangt in voor de raad begrijpelijke taal.
-Hoe de cliëntenraad betrokken wordt bij (adviesrecht):

o wijziging van de doelstelling of de grondslag;
o fusie of duurzame samenwerking;
o overdracht van de zeggenschap over de zorg of een onderdeel ervan;
o gehele of gedeeltelijke beëindiging dan wel een belangrijke uitbreiding van de zorgverlening;
o belangrijke wijziging in de organisatie van de zorgverlening.

-Hoe de cliëntenraad goedkeuring dient te geven over (instemmingsrecht):

o de medezeggenschapsregeling;
o de klachten en geschillenregeling;
o een profielschets voor de klachtenfunctionaris;
o de procedure voor het opstellen en bespreken van behandelplannen;
o het algemene beleid ter zake van kwaliteit, veiligheid en hygiëne;
o het algemene beleid ter zake van de toelating van cliënten tot de zorgverlening en beëindiging daarvan;
o de selectie en benoeming van personen die de cliëntenraad de onafhankelijke ondersteuning bieden.

-Hoe cliëntenraad de instelling/organisatie ongevraagd kan adviseren over (instemmings)onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn en hoe de instelling/organisatie hierop moet reageren.

Modellen voor de Medezeggenschapsregeling.

Stappenplan oprichting cliëntenraad

Bent u verplicht tot het oprichten van een cliëntenraad? 

De Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (Wmcz 2018) schrijft voor dat alle ‘instellingen’ (van een zekere omvang en niet bij amvb uitgesloten) die onder de Wkkgz vallen, verplicht zijn tot het oprichten van een clientenraad.

Wat een instelling precies is, wordt bepaald door artikel 1, eerste lid, van de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen in de zorg (Wkkgz), namelijk: Een instelling is iedere rechtspersoon die bedrijfsmatig zorg verleent, een organisatorisch verband van natuurlijke personen die bedrijfsmatig zorg verlenen of doen verlenen, alsmede een natuurlijke persoon die bedrijfsmatig zorg doet verlenen.

De verplichting tot het oprichten van een cliëntenraad geldt dus voor zorginstellingen die onder de Wkkgz vallen, waarbij telt dat er in de regel door meer dan tien personen zorg moet worden verleend. Dit kunnen ook parttimers, freelancers of vrijwillige zorgverleners zijn.

Voor de Eerstelijnszorg, waar cliënten doorgaans een kort consult hebben, zoals bijvoorbeeld huisartsenmaatschappen, gezondheidscentra, fysiotherapiepraktijken en grotere tandartspraktijken geldt dat er door meer dan 25 personen zorg moet worden verleend. En ook hier geldt dat dit ook parttimers, freelancers of vrijwillige zorgverleners kunnen zijn.

Er zijn twee uitzonderingen op bovenstaande regel:

Voor Medisch Specialistische Bedrijven (MSB’s), ook in ziekenhuizen en instellingen die persoonlijke verzorging, begeleiding en verpleging (thuiszorg, wijkverpleging) leveren geldt dat het oprichten van een clientenraad verplicht is vanaf tien zorgverleners.

Samenwerkingsverbanden van instellingen

In het algemeen geldt dat een samenwerkingsverband van instellingen ook wordt aangemerkt als instelling zodra die meer taken op zich heeft genomen dan puur administratieve ondersteuning. Dus wanneer een samenwerkingsverband zeggenschap verkrijgt over de wijze van zorg verlenen van de onderliggende instellingen door bijvoorbeeld (kwaliteits-)afspraken met die instellingen te maken, klachten- en geschilbeslechting te organiseren of productieafspraken te maken met verzekeraars of andere zorginkopers, komt de Wkkgz in beeld en zijn het instellingen als bedoeld in de Wkkgz en dus verplicht tot het oprichten van een clientenraad. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat cliëntvertegenwoordiging bij centrale aansturing buiten spel staat.

Infographic Bent u verplicht tot het oprichten van een cliëntenraad?

Heeft u nog vragen of kunt u hulp gebruiken bij het oprichten van een cliëntenraad, het werven van leden, het maken van een werkplan of het opstellen van de medezeggenschapsregeling? Bel of mail ons dan gerust!

Lees ook:

Een cliëntenraad oprichten: hoe gaat dat in zijn werk?

Je krijgt de (pro-actieve) cliëntenraad die je verdient