Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad en Toekomstbestendige cliëntenraden

04 apr Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad en Toekomstbestendige cliëntenraden

Welke Ambtelijk Secretaris van een Cliëntenraad herkent dit niet anno maart 2022: hoe houden we de cliëntenraad (CR) bemenst, verdelen we het werk en houden we dit “vrijwilligerswerk” leuk en motiverend? Een zeer uitgebreide vraag met verschillende aspecten die niet los van elkaar staan. Ze beïnvloeden elkaar zelfs. Genoeg gespreksstof om te delen op de eerste fysieke bijeenkomst van de Beroepsorganisatie Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad (ASC) die op 23 maart 2022 is gehouden.

Hoe doen we het nu eigenlijk?

Het is allereerst goed om in kaart te brengen hoe de cliëntenraad het tot nu toe doet op de drie onderdelen: bemensing, verdeling werk en “leuk houden”. Welke acties worden ingezet en wat leveren die acties op? En dan blijkt dat we als ASC veel van elkaar kunnen leren.

Hoe kun je als ASC de CR ondersteunen bij het goed bemenst houden van de raad? (1)

Tijdig signaleren en overzicht houden over de invulling en bemensing van de raad is een taak van de ASC. Jij houdt het rooster van aftreden bij, maar weet ook vaak wat de leden bezig houdt en hoe ze denken over hun cliëntenraadswerk en toekomst.

– Continuïteit in de acties voor de bemensing van de cliëntenraad is een belangrijk punt. Als ASC kun je hier structuur aan geven door planning. Jij zorgt dat de acties om leden te werven daadwerkelijk worden uitgezet en brengt in kaart welke medewerkers binnen de organisatie daarbij kunnen helpen (bv. een communicatieafdeling of vrijwilligerscoördinator).

– Ook maak je de CR duidelijk dat het een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van CR èn organisatie om de raad bemenst en representatief te houden. De raad kan de organisatie daarop aanspreken.

– Jij houdt in samenwerking met de raad de cliëntmedezeggenschap zichtbaar en toegankelijk voor zowel de organisatie als de achterban/cliënt.

Hoe kun je als ASC bijdragen aan een goede verdeling van de workload? (1)

De werkbelasting wordt door veel cliëntenraadsleden als hoog ervaren. Veel, soms “lijvige”, stukken vragen de aandacht, tijd en energie. Maar moet de raad dit allemaal wel willen bestuderen en behandelen? Waar ligt de grens bij het dienen van het cliëntbelang en meedenken met de organisatie? Cliëntenraden trekken soms veel te grote schoenen aan.

– Als ASC kun je hierin de “relativerende” factor zijn en helpen in de bewustwording van “waartoe zijn wij op aard”. Wat heeft de cliënt er eigenlijk aan als we ons met alles willen bezighouden? Blijven we wel vanuit cliëntperspectief meedenken en meepraten? Gaan we niet te veel in het bedrijfsproces duiken of op de stoel van manager, bestuurder of directie zitten?

– Als raad en cliëntenraadslid “nee” leren zeggen is ook een kunst. De ASC kan samen met de raad speerpunten en prioriteiten opstellen in een werk/jaarplan, maar het is de raad die de prioriteiten stelt. De ASC heeft hierin een overzichtsrol voor de planning en structuur.

– De ASC houdt de focus en blijft samen met de raad in gesprek over de workload. Samen met de raad meten, evalueren en monitoren we de werkzaamheden.

Hoe kunnen we als ASC en CR dit vrijwilligerswerk interessant en leuk houden? (1)

– Lid zijn van een cliëntenraad doe je op basis van een persoonlijke motivatie. Van belang is dan ook om deze motivatie te kennen en de verwachtingen over het cliëntenraadswerk zo duidelijk en reëel mogelijk uit te spreken. Gezien worden als individueel lid met een taak die past bij de individuele motivatie zorgt voor “binden  en boeien”.

– Nieuwe leden lopen nog wel eens in de bekende “valkuilen”: veel meer werk dan ze dachten, het betreft collectieve belangenbehartiging en niet individuele, geen snel resultaat boeken of directe invloed hebben etc.

– De ASC kan een grote steun en vraagbaak zijn voor een nieuw lid. Persoonlijke aandacht geven aan een lid stimuleert en motiveert. Een nieuw lid kan ook aan een “buddy” (ervaren CR lid) worden gekoppeld.

– Een organisatie die de CR erkenning en waardering geeft n.a.v. een bijdrage op welke manier dan ook (dit hoeft echt niet alleen in advies of instemmingsvorm te zijn) geeft de raad een positieve impuls. De ASC kan de organisatie  hierop attenderen.

Hoe kun je als ASC de CR ondersteunen bij het goed bemenst houden van de raad? (2)

– Welke nieuwe leden zoeken jullie? Wie zijn ze? Waar moeten aan ze aan voldoen? Wat verwacht je van ze? Wat maakt iemand tot een goed CR-lid?

– Weten de nieuwe leden wat de CR doet en wat er van hen als lid verwacht wordt?

– Hoe is de sfeer in de CR? Hoe uitnodigend zijn de zittende leden?

– Waar ligt de nadruk in het werk? Vooral op beleid en procedures, meer op horen en zien van cliënten, of beide?

– Hoe gevarieerd is de samenstelling van de CR? Mannen, vrouwen, jong, oud, etnische achtergrond, validiteit, etc.? Waar zoek je naar?

– Nemen jullie de bekende weg, of bewandel je juist nieuwe wegen om ook een ander type leden te vinden?

– Welke nieuwe dingen kan de CR doen om nieuwe leden te vinden?

– Kunnen we flexibel omgaan met de zittingstermijn en de “meedenkers” behouden? Wat vraagt dat van jou als AS?

Welke suggesties kun je als ASC doen aan de CR?

– Laat in de werving al weten waar de CR voor staat en wat het werk van een CR-lid inhoudt.

– Maak het nieuwe lid wegwijs in de werkzaamheden van de CR en in de nieuwe rol. Stel een vaste contactpersoon aan waar het nieuwe lid terecht kan voor vragen. Bespreek de eerste periode elke vergadering met een nieuw lid even voor en ook weer na.

– Gaan werken met formele en informele leden van de CR

– Informatie geven aan cliënten en medewerkers over wat de CR doet, wat die voor cliënten kan betekenen en hoe je je kunt aanmelden

– Als CR aanwezig zijn bij bijeenkomsten en familieavonden

– Naast vacature plaatsen ook mensen persoonlijk vragen om lid te worden, ook bescheiden mensen

– Vragen aan cliënten wie zij graag als lid van de CR willen zien

– Betere vergoeding

– Plan maken voor waardering en erkenning van CR-leden door de zorgorganisatie

– Maak een wervingsprogramma m.b.v. de website van de organisatie met daarin interviews met huidige leden en klikgesprekken door persoonlijke benadering.

– Bij nieuwe cliënten kunnen medewerkers informatie over de CR uitreiken. De cliënt kan daarbij ook gevraagd worden of hij / zij door de cliëntenraad mag worden benaderd. Daarmee kan toestemming worden gegeven om de cliëntgegevens te delen met de cr.

– Zichtbaarheid CR:

– – Vergaderen op verschillende locaties, koffiedrinken, mee-eten : “De cliëntenraad komt naar je toe….”
– – Bij introductiebijeenkomsten van nieuwe cliënten en bewoners, familiebijeenkomsten, huiskamerbijeenkomsten, verwantenbijeenkomsten etc. kan de CR zich laten zien, informatie geven en input ophalen. Zorg dat de CR door de organisatie standaard voor dit soort bijeenkomsten wordt uitgenodigd.
– – Lift mee op Nieuwsbrieven binnen de organisatie of breng ze zelf uit als CR. Denk daarbij aan nieuwsbrieven voor cliënten, maar ook voor medewerkers. Ook vacatures binnen de CR kunnen hierin worden vermeld.

Hoe kun je als AS bijdragen aan een goede verdeling van de workload? (2)

– Hoe is het op dit moment met de werkbelasting en de verdeling van werkzaamheden?

– Is de werklast eerlijk verdeeld?

– Wordt de werklast binnen de CR besproken? Is het een agendapunt en wordt er naar oplossingen gezocht?

– Waar komt de werkdruk vandaan? Vanuit de organisatie, vanuit de CR, cliënten, persoonlijke drijfveren, calamiteiten?

– Worden er prioriteiten aangebracht?

– Steunen leden van de CR elkaar bij het verdelen van de werklast? Kan de “trekker” ook delegeren?

– Kunnen individuele leden ook “nee” zeggen?

– Kun je als CR ook zaken in vertrouwen overlaten aan professionals en bestuurders? Hoe doe je dat, zonder het zicht erop te verliezen?

Suggesties en inspiratie

– Breng keuzes aan in onderwerpen in een werkplan.

– Verdeel onderling taken of onderwerpen, niet iedereen hoeft alles te lezen.

– Speciale werkgroepen, voor bijvoorbeeld financiën en kwaliteit, kunnen besprekingen in de CR voorbereiden in een pre-advies.

– Evalueer een keer per jaar de verdeling van de werklast, de afspraken die daar over zijn gemaakt en hoe dat in de praktijk heeft gewerkt.

– Zorg dat leden elkaar steunen in de keuzes die ze maken.

– Bespreek bij calamiteiten de prioriteiten.

– Sluit aan bij de interesses van de leden, waar zij energie van krijgen.

– Geef blijk van vertrouwen en waardering aan de medewerkers en bestuurders bij wat goed gaat.

Hoe kunnen we als ASC en CR dit vrijwilligerswerk interessant en leuk houden? (2)

– Wat zorgt er zoal voor dat dit vrijwilligerswerk minder leuk dreigt te worden?

– Heb je als AS zicht op de verschillen in motivatie van de leden? Wat vinden de leden leuk om te doen? Waar krijgen ze energie van?

– Komt de CR aan die verschillen in motivatie voldoende tegemoet? Komt ieder lid voldoende tot zijn of haar recht?

– Wanneer vindt de CR dat iets goed gelukt is, een succes is? En viert de CR de behaalde successen? Ook samen met cliënten, medewerkers en bestuur?

– Is voldoende duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, welke informatie er gedeeld wordt met de CR en met welke status en wat de rol is van de CR bij ieder onderwerp?

– Hebben de leden en de CR een eigen heldere visie op de rol van CR? En heeft de CR een eigen jaarplan, met prioriteiten die zij zelf belangrijk vinden? En is er een bijbehorend communicatieprotocol (hoe klein of groot ook)?

– Wanneer houdt het werk op leuk te zijn? Waar liggen grenzen? Worden die grenzen besproken en bewaakt?

Nog meer Suggesties en Inspiratie

Motivaties kunnen zijn:

– leven van cliënten verbeteren

– meekijken in een zorgorganisatie

– invloed uitoefenen

– iets blijven doen dat op werk lijkt

– onder de mensen zijn, verbondenheid

– jezelf ontwikkelen

– vergaderen en beleidsontwikkeling leuk vinden

– graag contact met cliënten hebben

– – Zorg voor afwisseling op de agenda (“de moetjes” en inhoudelijke, direct cliënt gerelateerde onderwerpen)

– – Als de CR een succes boekt is dat positief voor iedereen in de organisatie. Doel van de organisatie is immers goede kwaliteit van zorg leveren en de cliënt centraal. Door het samen vieren van de successen straal je vanzelf het belang van de CR uit.

– – Formuleer met de CR een eigen visie, jaarplan, speerpunten en bijbehorend communicatieprotocol.

– – Evalueer dit na een jaar. Wat is goed gelukt, waar is de CR niet aan toegekomen en waarom?

Informatief document n.a.v. de inspiratiesessie Toekomstbestendige Cliëntenraden

Misschien ook interessant:

22 juni 2022 Inspiratiebijeenkomst Profileren en Positioneren als ASC

 

Geen reactie's

Geef een reactie

NCZ