Medezeggenschap een vitale functie voor de doorgang van organisatiebesluiten!

Bron: www.sbiformaat.nl
Geschreven door senior trainer/adviseur Mariska Pikaart

Vergaderen en trainen in Coronatijd

Sinds de invoering van de Coronamaatregelen van de regering die afgekondigd zijn op 12 maart, zijn veel organisaties strikt omgegaan met de naleving hiervan. Vaak zelfs strikter dan absoluut  gesteld wordt door de RIVM. Op zich niet onlogisch. Zoveel mogelijk thuiswerken is het uitgangspunt, in sommige organisaties is dit zelfs verplicht. Er werden beperkingen opgelegd aan fysiek vergaderen, in veel organisaties mag dit alleen nog maar digitaal. Het naleven van de 1,5 meter regel en de maatregelen rondom hygiëne zijn ingevoerd.

Beperkingen aan digitaal vergaderen

Voor (centrale) cliëntenraden betekent dit digitaal vergaderen, er wordt wat afgezoomd en met Microsoft Teams gewerkt. Dat deze digitale vormen fantastische mogelijkheden bieden wordt nu op grote schaal (her)ontdekt. Maar er zijn ook beperkingen aan. Een lid gaf aan dat het lastiger is om de emoties te beheersen die tijdens vergaderingen en belangrijke onderwerpen opspelen. Ook omdat non-verbale signalen niet altijd worden gezien kunnen deelnemers zich minder gezien of gehoord voelen. En dit leidt soms tot minder gedragen besluiten of er wordt te veel zendtijd ingenomen door de uitingen van de emoties. Hierdoor wordt soms het vergaderproces vertraagd en besluitvorming uitgesteld.

Medezeggenschap een vitale functie!

Wij zien medezeggenschap als vitale functie binnen een organisatie, dit geldt zeker (centrale) cliëntenraden in de zorg waar nu veel wijzigingen in werkwijze en bedrijfsvoering zijn vanwege de Coronacrisis. Het belang van de medezeggenschap zit hem in het feit dat de besluitvorming en bedrijfsvoering ook in Coronatijd gewoon door moet kunnen gaan.

Fysiek vergaderen

Vergaderingen en trainingen kunnen door gaan tot groepen van 10 personen vanaf 11 mei. Tot 30 personen vanaf 1 juni en zelfs tot 100 personen vanaf 1 juli. Dus wanneer er een urgentie is qua onderwerp, tijdslijn of anderszins kan de (centrale) cliëntenraad samenkomen en een ‘normale’ fysieke bijeenkomst houden. Maar dat kan ook voor een cursus of workshop zijn. Hotel & Congrescentrum Landgoed Zonheuvel, maar ook andere hotels zijn zich aan het voorbereiden om in mei onder de door de RIVM gestelde voorwaarden open te gaan. Op anderhalve meter van elkaar zitten vergaderen of trainen en onder strenge restricties lunchen, koffie drinken en dineren (alleen voor hotelgasten).

Natuurlijk moeten cliëntenraden zich houden aan de maatregelen die worden gesteld door het RIVM en de organisatie. Maar bij NCZ bestaat de indruk dat cliëntenraden zichzelf te kort doen door de mogelijkheden van training/advies en fysieke vergaderingen niet te gebruiken. Zeker als dit echt een meerwaarde heeft voor de besluitvorming en de kwaliteit van de besluitvorming voor cliëntenraad en organisatie.

Inclusieve besluitvorming

Juist in deze tijd moeten er veel en belangrijke besluiten genomen worden! Inclusieve besluitvorming en tijdige besluitvorming zijn essentieel voor de toegevoegde waarde van de genomen besluiten binnen organisaties. Ook kunnen gerichte trainingen en advisering nodig zijn om de kwaliteit van het cliëntenraadswerk op peil te houden. Wij raden (centrale) cliëntenraden aan de mogelijkheden open te houden. Ga ook in gesprek met de trainer/adviseur om te bespreken wat mogelijkheden zijn voor zowel digitale ondersteuning als voor fysiek gehouden bijeenkomsten.