Rol cliëntenraden bij versoepeling bezoekregeling voor verpleeghuizen

Interview met Teun van Essen, voorzitter van de cliëntenraad van verpleegzorginstelling Norschoten.

U heeft met uw cliëntenraad een grote rol gespeeld bij de versoepeling van het bezoekregeling in uw organisatie. Hoe bent u daarbij betrokken geraakt?

Dat is eigenlijk tweeledig. Wij zijn zelf als cliëntenraad alert en fanatiek, maar ook de locatiemanagers van Norschoten hebben in hun werkopdracht dat ze contact moeten zoeken met de cliëntenraad van die locatie. Op die manier kunnen we heel snel contact maken. Vorig jaar hebben we de contacten met de Raad van Bestuur al geïntensiveerd, waardoor we elkaar nu snel vinden. We hebben toen ook gefocust op het opzoeken van de contacten met de cliënt, dus het is ook niet meer dan normaal dat we bij zulke heftige dingen betrokken worden.

Vanaf maart zijn we dus één en al oog en oor. Het moment dat de managers contact moesten zoeken met ons, kwamen wij al de hoek om vliegen van: ‘hoe ver zijn jullie, want we willen graag meedenken’. Dat viel heel mooi samen. De gesprekken over de bezoekregeling verliepen dan ook goed.

En hoe ziet de bezoekregeling er nu uit?

Dat verschilt per locatie. Eén locatie is nog niet geopend, maar daar konden verwanten al wel de bewoners zien en spreken via het balkon. Over het algemeen is het tot 15 juni zo dat er één contactpersoon per bewoner mag komen, maximaal één of twee keer per week. Er is een soort schema, zodat er niet teveel mensen tegelijk binnen zijn, maar dat het heel netjes over de week verspreid plaatsvindt. Per cliënt wordt dan ook gekeken of ze instrueerbaar zijn of niet en of er mondkapjes gedragen moeten worden. Verder zijn er op de vloer routes aangegeven waardoor de verwanten veilig naar de bewoner toe kunnen lopen. Bij de ene locatie mag er zelfs al buiten gewandeld worden, binnen een aangewezen gebied. Maar bij andere locaties is dat nog niet realistisch.

Bij één locatie hebben we van de opening echt een feestje gemaakt. De burgemeester was uitgenodigd om dit heuglijke moment nog feestelijker te maken. Dat was erg gaaf, ook voor de bewoners en de familie!

U noemde dat de bezoekregeling verschilt per locatie. Van welke factoren is dat afhankelijk?

Allereerst het besmettingsgevaar. Bij een grotere locatie, waar meer ruimte is om routes te regelen en waar de bewoners goed instrueerbaar zijn, is het makkelijker om bezoek in goede banen te leiden. We kijken naar ‘welk gevaar loopt de cliënt’. Als we vinden dat het gevaar eigenlijk te groot is, dan doen we het wat kalmer aan. Het is echt maatwerk per cliënt.

Om hierover een mening te vormen, is contact met de achterban onmisbaar. Hoe heeft u dit contact vormgegeven?

Op één locatie verliep dat vlekkeloos, omdat we met de verwantenraad om de tafel zijn gaan zitten. Bij een andere locatie hebben we samen met de locatiemanager toegewerkt naar communicatie met de cliënten. Het was daar lastig om de cliënten erbij te betrekken. We wilden gewoon onze deuren openen, maar als je dan eerst gesprekken wilt met álle verwanten, dat is niet te regelen. Maar op elke locatie is er wel met enkele verwanten gesproken.

De komende tijd gaan we evalueren, hoe verwanten en cliënten de bezoekregeling hebben ervaren en of het allemaal naar wens gaat. We willen graag input krijgen van de bezoekers, iedereen vanuit de cliëntenraad doet dat voor zijn of haar locatie. Het ene cliëntenraadslid is nauw betrokken bij de locatie en loopt gewoon even binnen, het andere cliëntenraadslid is minder direct betrokken en moet dat contact meer op afstand regelen.

De bezoekregeling is natuurlijk best een gevoelig onderwerp. Er komen veel emoties bij kijken, zoals bijvoorbeeld de angst voor nieuwe besmettingen. Hoe bent u daar als cliëntenraad mee omgegaan?

We hebben als cliëntenraad geprobeerd om zoveel mogelijk rust te creëren en duidelijkheid te scheppen. Veel van dit soort gevallen berusten namelijk op angst voor de onduidelijkheid. We hebben veel energie gestoken in de communicatie richting cliënten en verwanten, door brieven en afspraken. Door met de verwanten te spreken, brachten we de risico’s van de bezoekregeling in kaart en hebben we daar ook maatregelen op getroffen. We merkten dat dit veel rust gaf bij zowel verwanten als cliënten.

Zijn er nog zaken waar u tegenaan liep in dit proces?

Vooral het onbegrip, de onduidelijkheid. Niet alleen vanuit de instelling, maar ook vanuit de overheid. Er werd geroepen: ‘de deuren gaan weer open’, maar dat bleek in eerste instantie alleen voor een selecte groep instellingen te gelden. Wij kregen toen veel vragen over waarom Norschoten nog niet open ging. Men zag en hoorde dingen die voor heel Nederland golden en dan kom je erachter dat het lokaal anders werkt. Dat moet je dan als cliëntenraad gaan uitleggen.

Uiteraard hebben we wel alternatieven geregeld, zoals beeldbellen en raambellen. Er werd dus al wel heel veel gefaciliteerd. Alle mogelijke manieren werden aangegrepen, we zijn blij dat daar zoveel energie in gestoken is.

Er zijn veel cliëntenraden die worstelen met dit onderwerp en het moeilijk vinden om betrokken te raken. Wat voor tips zou u die cliëntenraden willen geven?

De medewerkers in de zorginstelling hebben zoveel te versjouwen in deze tijd, het is heel logisch dat ze er dan even niet aan denken om ons als cliëntenraad ook nog te betrekken bij een bezoekregeling. Dus neem initiatief! Zoek contact met de locaties, met het bestuur en het management en zorg dat je daar permanent mee in contact blijft. Wij hebben het voordeel dat we al een digitaal platform hadden en al intensiever contact onderhielden met de Raad van Bestuur. Dat loopt dus erg soepel. 

Dus mijn tip voor cliëntenraden is: sta open, stel je proactief op en luister naar elk signaal vanuit de cliënten. Pak dat gelijk op en doe er wat mee!

Lees hier al onze nieuwsitems m.b.t. corona