Inge Hoekstra ambtelijk secretaris met coachen als uitgangspunt

Interview door Annette Kolkman Foto’s en tekst

Ambtelijk secretaris met coachen als uitgangspunt

Inge Hoekstra, is de ambtelijk secretaris van de cliëntenraad in de regio Noordoost van het Leger des Heils. Het Leger des Heils is een christelijke, landelijke hulpverleningsorganisatie, met heel veel vormen van zorg- en dienstverlening. Leger des Heils Noordoost biedt zorg in de provincies Friesland, Groningen en Drenthe, IJsselland (Noordwest Overijssel) en de Noordoostpolder.

Leden van de cliëntenraad

De leden van de cliëntenraad hebben over het algemeen een langlopend hulpverleningstraject doorlopen. Zij hebben vaak geen baan (meer) en het lidmaatschap van de cliëntenraad is voor hen een manier om vaardigheden aan te leren. Denk dan aan het opkomen voor gemeenschappelijke doelen, contacten leggen met mensen in andere posities en leren functioneren in een team. Inge ziet voor zichzelf dan ook vooral een coachende rol.

De organisatie

De doelgroep van het Leger des Heils omvat mensen in de leeftijd van 0-100 jaar. Rode draad in de hulpvraag van de meeste cliënten, is een levensloop vol tegenslagen. Een klein deel van hen is verstandelijk beperkt. In heel het land wordt zowel ambulant als in beschermd wonen voorzieningen hulp, zorg en begeleiding geboden. Enkele voorbeelden: intensieve gezinsbegeleiding, jeugdcoaching, pleegzorg, jeugdbescherming, reclassering, woonbegeleiding en beschermd-wonen, 50|50 dagbesteding. Het Leger des Heils heeft een paar specialistische verpleeghuizen.  De organisatie is verdeeld in 7 regio’s. Regio Noordoost beslaat de provincies Groningen, Friesland, Drenthe en de kop van Overijssel.

Verdeling

“Elke regio heeft zijn eigen cliëntenraad. De leden van de Cliëntenraad hebben hun lijntjes met de verschillende afdelingen binnen die regio. Het functioneren van een regionale CR hangt sterk af van de onderlinge samenwerking tussen ambtelijk secretaris en de CR, de stabiliteit van een CR en het voor ogen hebben van een gezamenlijk doel, namelijk de belangen behartigen van alle cliënten. Daarnaast is er een centrale Cliëntenraad, bestaande uit vertegenwoordigers uit de regionale raden. Landelijke kaders voor beleid worden door de Landelijke Cliëntenraad besproken met de landelijk bestuurder, idealiter met input vanuit de regio’s”.

Verschillende taken

Een ambtelijk secretaris cliëntenraad vervult volgens Inge 4 taken: procesbegeleider, schrijver, adviseur en coach. “Ik denk dat de gewenste invulling van de taken van ambtelijk secretarissen wat kan verschillen per zorgvorm. Ik denk dat leden van cliëntenraden van bijvoorbeeld ziekenhuizen en verpleeghuizen vaak al wat bagage hebben, die van pas komt bij hun taak. Bij onze cliëntenraad zijn de leden minder vaardig in taken als informatie achterhalen, onderhandelen, kritische keuzes maken. Zij staan voor recht en gerechtigheid van de onderdelen van de organisatie, maar willen zelf ook nog kunnen groeien. Daarom leg ik de nadruk vooral op de coaching.  Ik ondersteun hen vooral door het stellen van vragen: wat wil je leren, hoe kan je groeien. Ik leer hun kritisch te zijn, ook al hebben wij een leuke bestuurder, die gericht is op samenwerken”.  Ook als leden informatie nodig hebben werkt Inge op die manier. “Ik help met kennis over wet- en regelgeving. Ik weet bijvoorbeeld dat een kwaliteitsmanager hun verder kan helpen. Maar ik stel niet direct voor dat ik daar informatie ga halen. Ik vraag eerder aan de leden: wat hebben we al aan informatie, hoe lees je stukken, wat is de vraag, waar wil je meer duidelijkheid over, zou je iemand willen uitnodigen”.

De rol

“Ik denk dat de rol van een ambtelijk secretaris afhankelijk is van hoe jij bent, onder wie je hiërarchisch valt en wat de positie van de CR in de organisatie is. En ook: hoe serieus met een cliëntenraad wordt omgegaan. In mijn organisatie zorg ik dat nieuwe medewerkers van ons bestaan op de hoogte zijn door het sturen van mails, het verspreiden van onze flyer en persoonlijk contact”.

Positie in de organisatie

Je kan wel zeggen dat Inge de organisatie door en door kent. Dat vindt ze een groot voordeel. Haar hiërarchisch leidinggevende is de directeur zorg. Voor haar vertrouwd want dit was in eerdere rollen ook al zo. Het is echter wel bijzonder dat deze directeur tegelijkertijd de gesprekspartner van de cliëntenraad is. Inge ziet dit niet als een nadeel “Ik zit zo dicht bij het vuur. Ik ben inmiddels 51. Ik weet wel hoe de hazen lopen. Ik ben niet meer bang voor mijn eigen positie. Mijn functionele leidinggevende is natuurlijk de voorzitter van de regionale Cliëntenraad. Ik kan me volledig inzetten voor de belangen van de cliëntenraad en hen goed ondersteunen dankzij mijn bak aan kennis over besluitvorming, communicatie en planning binnen de organisatie. Door hen op het goede spoor te zetten wordt het overleg met de directeur ook doelgerichter en efficiënter.

Gepokt en gemazeld

Inge begon 20 jaar geleden bij het Leger des Heils als gezinscoach. Daarna werkte ze 16 jaar als leidinggevende, projectleider en coördinator. In 2019 werd ze gevraagd om ambtelijk secretaris van de regionale cliëntenraad te worden. Ze voelt zich nog steeds nauw verbonden met het Leger des Heils. Daarom vond ze dat eigenlijk wel een mooie en logische vervolgstap. Inge: “of je nu voor cliënten of medewerkers werkt, het gaat in ons geval steeds om coachen en begeleiden bij processen. Bij de cliëntenraad gaat het niet zozeer om het coachen van persoonlijke ontwikkeling, maar om mensen nieuwe vaardigheden te laten opdoen en zo te groeien in hun rol. En een extra mogelijkheid om zo een betekenisvol leven te kunnen leven”.

Beroepsorganisatie ASC

Beroepsorganisatie ASC is een onderdeel van NCZ en wil bijdragen aan nog meer erkenning en een nog betere inbedding in de zorg, van het beroep Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad.
Door middel van een gecertificeerde beroepsopleiding, belangenbehartiging, kennisdeling en advies en ondersteuning. Meer informatie.

Misschien ook interessant:

22 juni 2022 Inspiratiebijeenkomst Profileren en Positioneren als ASC

21 september 2022 Opleiding Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad®