Cursus Medezeggenschapsregeling en Huishoudelijk Reglement

De medezeggenschapsregeling

Bij het instellen van een cliëntenraad moet er een medezeggenschapsregeling worden afgesproken. In die regeling is een aantal praktische zaken vastgelegd zoals aantal leden, zittingstermijn, wie er zitting kan nemen in de raad enz. Daarnaast bevat de regeling afspraken over de procedure om leden te benoemen, de rechten en plichten van de cliëntenraad en de organisatie ten opzichte van elkaar en wat er moet of kan gebeuren als je het niet met elkaar eens bent. De medezeggenschapsregeling moet voldoen aan de regels die zijn opgenomen in de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen 2018 (WMCZ 2018). Je hoeft zo’n regeling niet helemaal zelf te maken: een aantal organisaties voor cliëntenraden en een aantal zorgaanbieders hebben modellen beschikbaar, die je alleen nog hoeft aan te passen aan je eigen situatie en je eigen keuzes.

Als er meerdere cliëntenraden in een organisatie zijn, staat in dat reglement welke raad welke bevoegdheden heeft. Meestal gaat het in deze situaties om een centrale cliëntenraad en lokale cliëntenraden en dan moet je dus afspreken welke onderwerpen moeten worden voorgelegd aan de centrale cliëntenraad en welke aan de lokale cliëntenraad of -raden.

Als de medezeggenschapsregeling moet worden vastgesteld of gewijzigd, wordt deze formeel door de bestuurder aan de cliëntenraad voorgelegd. De cliëntenraad heeft instemmingsbevoegdheid met de regeling. Dat betekent dus dat wijzigingen in de regeling nooit eenzijdig kunnen worden aangebracht. Er moet altijd overeenstemming zijn tussen de bestuurder en de cliëntenraad over de inhoud.

Vaak wordt afgesproken om de regeling met een vaste frequentie te evalueren en aan te passen aan wensen van zowel de bestuurder als de cliëntenraad. Soms is wijziging noodzakelijk, omdat de wet is gewijzigd. Handig om te weten, dat als de wet wijzigt en het reglement is nog niet aangepast of nog niet vastgesteld, de wet geldt.

Het Huishoudelijk Reglement

Behalve een medezeggenschapsregeling moet een cliëntenraad ook een huishoudelijk reglement hebben. In de WMCZ 2018 staat dat de cliëntenraad zijn werkwijze schriftelijk moet vastleggen. Dat doe je in dat huishoudelijk reglement. Daarin staan de onderlinge afspraken van de cliëntenraad. Je kunt daarbij denken aan afspraken over hoe de agenda wordt opgesteld en hoeveel dagen voor het overleg deze wordt verstuurd, afspraken over het al dan niet maken van verslagen, actie- en besluitenlijsten en duur en frequentie van de vergaderingen. Ook de taken van bijvoorbeeld de voorzitter, de secretaris en de leden worden opgenomen in dit reglement.

In dat reglement beschrijf je daarnaast de afspraken over hoeveel mensen aanwezig moeten zijn voor een geldige vergadering en hoe je stemt als dat nodig is. Vaak is daarnaast het rooster van aftreden in het huishoudelijk reglement opgenomen.

Dat reglement bevat onderlinge afspraken van de cliëntenraad. Dat betekent dat de raad dat reglement zelf vaststelt. Er hoeft geen overleg over plaats te vinden met de bestuurder. Het is wel goed gebruik om een exemplaar van het huishoudelijk reglement aan de bestuurder beschikbaar te stellen, zodat hij ook weet welke afspraken gemaakt zijn.

In deze cursus bekijken we samen de wensen voor de (huidige) beide reglementen en bepalen we wat er in de (gewijzigde) reglementen moet worden opgenomen. We motiveren dit en checken op haalbaarheid. We bespreken hoe we de procedure gaan uitvoeren. Doen we het alleen als raad en sturen we een voorstel naar de bestuurder, of nodigen we de bestuurder (of een vertegenwoordiger van de bestuurder) uit om samen met de cliëntenraad te overleggen over de totstandkoming of de wijziging van de regeling. Als alleen het huishoudelijk reglement aangepast moet worden, is overlegd met de bestuurder natuurlijk niet nodig.