Contact met de achterban
Een cliëntenraad is een representatieve groep mensen die de algemene belangen van cliënten behartigen. De cliëntenraad bestaat dus bij de gratie van de patiënten.
De cliëntenraad heeft de wettelijke plicht om regelmatig de wensen en behoeften van cliënten te inventariseren en om cliënten te informeren over zijn werkzaamheden.
Dat betekent dat er contact en/of communicatie met de achterban moet zijn. Dan kan de cliëntenraad als stem van de patiënten goed functioneren.
Het klinkt simpel, maar het kan lastig zijn! Je weet als cliëntenraad dat alles wat je doet in naam van de achterban gebeurt. Maar wie is nou precies die achterban en op welke manier communiceer je zodanig dat ze bereikt en betrokken worden. NCZ geeft advies.
Zonder communicatie geen cliëntenraad
Een cliëntenraad die niet of onduidelijk communiceert met de achterban is een kapitein op een leeg schip. Het is onmogelijk de belangen van patiënten te behartigen als niet duidelijk is wat er speelt. Goed contact en heldere communicatie met de achterban is dus van belang om je doel te bereiken: het opkomen voor de patiënten binnen jouw organisatie.
Allereerst ligt de taak bij de cliëntenraad om de achterban in beeld te brengen. Welke personen vormen de achterban, hoe benader ik ze en met welk middel. Niet iedereen is geïnteresseerd in de cliëntenraad, anderen hebben hooggespannen verwachtingen. Het is dan ook belangrijk het juiste middel in te zetten met de juiste toon, zodat iedereen zich betrokken voelt bij de belangrijke taak van cliëntenraden.
Het ideale communicatiemiddel bestaat niet
Helaas is er geen eenvoudig antwoord te geven op de vraag welk communicatiemiddel je kunt inzetten bij het overbrengen van jouw boodschap. Zelfs als je precies weet waaruit jouw achterban bestaat, is één communicatiemiddel niet toereikend. Met e-mail kan je niet iedereen bereiken, een brief wordt niet altijd gelezen en een folder belandt vaak in de afvalbak.
Cruciaal is ook de manier waarop de boodschap wordt geformuleerd. Begrijpelijk, simpel woordgebruik zorgt ervoor dat iedereen de berichten begrijpt.
In de cursus ‘In- en externe communicatie’ van NCZ word je aan de hand genomen als het gaat om het formuleren van berichten en welke middelen je hierbij kunt inzetten. Want elke situatie vraagt om een eigen communicatiemiddel als je optimaal rendement uit je boodschap wilt halen.
Verschillende middelen en mogelijkheden
Er zijn verschillende manieren waarop de cliëntenraad contact met de achterban kan onderhouden. Enkele zijn suggesties:
- Regelmatige vragen: De cliëntenraad kan regelmatig bijeenkomen om de stand van zaken te bespreken en om input van de achterban te verzamelen. Deze observatie kan fysiek plaatsvinden of via videoconferenties, afhankelijk van de mogelijkheden.
- Nieuwsbrieven: De cliëntenraad kan regelmatig nieuwsbrieven verzenden naar de achterban om hen op de hoogte te houden van ontwikkelingen en besluiten. Dit kan digitaal of via de post gebeuren, afhankelijk van de voorkeur van de achterban.
- Informatiebijeenkomsten: De cliëntenraad kan informatieve bijeenkomsten organiseren waarin zij de achterban informeert over belangrijke zaken en waar er ruimte is voor vragen en discussie.
- Digitale platforms: Het opzetten van een online platform, zoals een forum van een sociale mediagroep, kan de achterban de mogelijkheid bieden om elkaar te ontmoeten en met de cliëntenraad in contact te komen. Dit kan een geavanceerde manier zijn om informatie te delen en feedback te verzamelen.
- Individueel contact: De cliëntenraad kan ook individueel contact onderhouden met leden van de achterban, bijvoorbeeld via telefoongesprekken of persoonlijke ontmoetingen. Dit kan nuttig zijn om persoonlijke ervaringen en specifieke zorgen te bespreken.
Het is belangrijk om te begrijpen dat verschillende communicatiekanalen geschikt zijn voor verschillende doelgroepen en dat het combineren van meerdere methoden contact met de achterban kan versterken. Het is ook van belang om te luisteren naar de behoeften en voorkeuren van de achterban bij het kiezen van de juiste communicatiemiddelen.
Hulp
Met de workshop ‘Contact met de achterban’ krijgen cliëntenraden tools in handen die ervoor zorgen dat communicatie ook daadwerkelijk gaat leven. Meer reacties en meer interacties maken communiceren een stuk leuker. Weten wat je doet op de meest aansprekende manier resulteert in een succesvol werkende cliëntenraad. Daarnaast wordt een levendige, actieve cliëntenraad serieuzer genomen door bestuur en management.
Niet elk lid van een cliëntenraad is goed gebekt als het gaat om verbale communicatie met de achterban. Een bijeenkomst, een jaarvergadering of een persoonlijk gesprek valt echter evengoed onder communicatie. Zijn er specifieke onderdelen waarbij om verdieping wordt gevraagd, neem dan contact met ons op. NCZ draagt graag bij aan goede communicatievaardigheden van cliëntenraden.
Online tools
Er zijn heel veel online tools beschikbaar die cliëntenraden kunnen helpen bij het contact met hun achterban. Zoveel zelfs dat je, voordat je het weet, door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom heeft NCZ een aantal van deze tools nader onderzocht. De volgende tools kunnen wij cliëntenraden aanraden. De keuze staat natuurlijk altijd vrij!
De online dialoogtool van CircleLytics
CircleLytics is een snelgroeiende organisatie, die een online dialoogplatform biedt aan o.a. cliëntenraden. Zij werken direct met de cliëntenraad of met ondersteuners/partners van de cliëntenraad. Zij zijn 5 dagen per week paraat en leveren excellente service.
Als cliëntenraad kunt u onafhankelijk gebruik maken van het systeem en deze op uw eigen wijze inrichten. U behoudt 100% focus op de dialoog met uw achterban, terwijl CircleLytics zich focust op de software ontwikkeling (ieder zijn vak).
Het platform biedt een betrouwbare, stabiele en veilige oplossing om dialogen te voeren met groepen van 10 tot vele 10.000-en.
CircleLytics is niet vergelijkbaar met polls, enquêtes, online praatgroepen en bijeenkomsten. U hoeft niets te downloaden. Er is geen IT-belasting.
Het systeem is volkomen veilig en privacy-proof.
Een dialoog met CircleLytics volgt een proces van twee ronden waardoor ‘voortschrijdend inzicht’ en reflectie plaatsvindt. De echte onderstroom komt boven. De beste resultaten én een uniek inzicht in het draagvlak zijn direct en realtime beschikbaar.
Raadpleeg je achterban met CircleLytics
PPP-Zorg. Positive Perception Program
Met de methodiek van PPP-Zorg heeft elke cliëntenraad een instrument in handen om vanuit het perspectief van cliëntgerichtheid de sterke punten en de verbeter potentie binnen de organisatie te benutten. Zo daalde op een afdeling in een verpleeghuis de last van agressie van verwarde patiënten binnen 3 maanden met 70%. De maaltijdbeleving steeg van een 2,7 naar een 8.
Het ophalen van cliënt- en medewerkers ervaring is de eerste stap, het bespreken van de resultaten is de tweede stap en het daadwerkelijk gaan verbeteren de belangrijkste stap.
De PPP-Zorg software is zo gemaakt dat cliëntenraden en zorgteams makkelijk zelf de vragenlijsten kunnen samenstellen en inrichten in eigen huisstijl. De vragen worden opgesteld door de cliëntenraad in samenwerking met de zorgmedewerkers en management. De enquête is voorzien van plaatjes en smileys, zodat het voor de cliënten en mantelzorgers makkelijk en aantrekkelijk invulbaar is. Het realtime dashboard laat direct de resultaten zien aan het zorgteam.
Omdat cliëntenraden en teams zelf de metingen inrichten, organiseren en direct antwoord krijgen wat cliënten, bewoners, medewerkers, gasten/bezoekers en naasten belangrijk vinden komt een verbeterbeweging op gang binnen de organisatie. De coaches van PPP-zorg begeleiden en trainen interne medewerkers bij dit meet- en verbeterproces, zodat het daarna binnen de organisatie zelfstandig kan worden uitgerold. Door de cliëntgerichtheid te meten en te verbeteren ontstaat er een cultuurverandering waarmee de organisatie het verschil kan maken voor vele cliënten en medewerkers in de zorg.
Tante Co voor Cliëntenraden
Tante Co is een zeer laagdrempelige manier om cliënten meer inspraak en regie te geven over hun eigen leven. Om ze mee te laten beslissen en snel te leren wat ze ergens van vinden. Cliëntenraden kunnen deze informatie vervolgens gebruiken om nog beter de stem van de cliënten te vertegenwoordigen. Je kunt Tante Co zien als de digitale versie van de bekende ideeën bus.
De handreiking Inspraak
Hoe regel je inspraak van cliënten in een zorgorganisatie? Daarvoor is nu een handreiking beschikbaar die overzicht geeft van wat inspraak is en die inspireert om daarmee aan de slag te gaan. Met inspraak kunnen cliënten in zorgorganisaties invloed houden op hun dagelijks leven en keuzes maken die aansluiten bij de eigen wensen en behoeften. De nieuwe handreiking helpt zorgorganisaties, cliëntenraden, cliënten en naasten om dat gezamenlijk vorm te geven.
Voor een inspirerende handreiking over inspraak met voorbeelden en methodieken, opgesteld door Vilans in samenwerking met LOC, NCZ, LSR, GGZ NL, KansPlus en MIND, klik op onderstaande afbeelding:
