Cliëntenraad en nieuwbouw, verbouw of verhuizing

De rol van de cliëntenraad

De cliëntenraad heeft de wettelijke taak om de belangen van cliënten te behartigen. Dit geldt in het bijzonder bij veranderingen in de huisvesting, zoals:

• Verbouwingen waarbij de leefomgeving tijdelijk of permanent verandert.
• Nieuwbouw waarbij een geheel nieuwe locatie wordt gerealiseerd.
• Verhuizingen naar een andere locatie als gevolg van sluiting of renovatie.

Bij deze processen heeft de cliëntenraad Adviesrecht bij een ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing en Instemmingsrecht op een sociaal plan voor bewoners/cliënten en Instemmingsrecht op de inrichting van zorgverleningsruimtes. Dit betekent dat de raad/raden vroegtijdig betrokken moet worden bij de besluitvorming.

Op basis van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (Wmcz 2018) zijn deze rechten van de cliëntenraad als volgt vastgelegd:

1. Adviesrecht bij ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing
   • Dit valt onder artikel 8, lid 1, sub g van de Wmcz 2018.
   • De cliëntenraad heeft adviesrecht bij belangrijke wijzigingen in de huisvesting die gevolgen hebben voor cliënten.
2. Instemmingsrecht op een sociaal plan voor bewoners/cliënten
   • Dit is geregeld in artikel 8, lid 2, sub f van de Wmcz 2018.
   • De cliëntenraad heeft instemmingsrecht over regelingen die gaan over de opvang van cliënten bij ingrijpende wijzigingen in de zorgverlening of huisvesting (zoals bij verhuizing).
3. Instemmingsrecht op de inrichting van zorgverleningsruimtes
   • Dit wordt genoemd in artikel 8, lid 2, sub g van de Wmcz 2018.
   • De cliëntenraad heeft instemmingsrecht over de inrichting van ruimtes die bestemd zijn voor zorgverlening, omdat dit direct invloed heeft op de kwaliteit van zorg.

Proces van betrokkenheid van de cliëntenraad

Om de invloed van de cliëntenraad te waarborgen, is een duidelijke aanpak nodig. Hieronder een aantal stappen die inzicht kunnen geven in hoe en wanneer de cliëntenraad betrokken moet worden bij verbouw, nieuwbouw of verhuizing:

1. Algemene inventarisatie

🔹 De cliëntenraad moet vanaf het allereerste moment betrokken worden bij de plannen. Dit betekent dat de raad:

• Geïnformeerd wordt over de zorgvisie en hoe deze zich vertaalt naar de huisvesting.
• Wensen en behoeften van cliënten en bewoners ophaalt, zodat deze een leidraad vormen bij de besluitvorming.
• Zorgt voor een goed communicatienetwerk tussen centrale, regionale en lokale cliëntenraden.

2. Voorbereiding

🔹 In deze fase is de cliëntenraad betrokken bij:

• De ontwikkeling van het Programma van Eisen (PvE): hierin worden de leefwensen en zorgbehoeften concreet vastgelegd.
• Het bespreken van de investering en financiering: welke keuzes worden gemaakt en hoe worden middelen ingezet?
• De afstemming met andere betrokkenen, zoals de zorgorganisatie, gemeenten en bouwkundigen.

3. Ontwerpfase

🔹 De cliëntenraad moet actief deelnemen aan:

• Het bespreken van de eerste ontwerptekeningen en maquettes. Dit kan via een gebruikersgroep waarin cliëntenraden een rol spelen.
• Het toetsen van het ontwerp aan de eerder vastgelegde woon- en zorgwensen.
• Het adviseren over de praktische indeling van ruimtes, toegankelijkheid en het welzijn van bewoners.

4. Uitvoering

🔹 Gedurende de bouw of verbouw moet de cliëntenraad:

• Regelmatig geïnformeerd worden over de voortgang.
• Controleren of de gemaakte afspraken worden nageleefd.
• Aandacht houden voor de overgangsperiode en de impact van de verbouwing op de zorg en leefomgeving van cliënten.

5. Oplevering en verhuizing

🔹 De cliëntenraad moet:

• Een toets uitvoeren op de definitieve oplevering: sluit deze aan bij de oorspronkelijke afspraken?
• Helpen bij het waarborgen van een sociaal verhuisplan, zodat cliënten goed begeleid worden.
• Evalueren en terugkoppelen of de verhuis- of verbouwervaringen verbeterd kunnen worden voor toekomstige projecten.

Schema van betrokkenheid cliëntenraden

De cliëntenraad heeft op verschillende niveaus en momenten een formele rol binnen het besluitvormingsproces. In onderstaande tabel is weergegeven op welke momenten de raad wordt geïnformeerd, advies geeft of instemming heeft:

🔹 Legenda:

• INF = informeren
• B = bespreken
• ADV = adviesrecht
• INS = instemmingsrecht

Praktische aandachtspunten voor de cliëntenraad

Om effectief invloed uit te oefenen, moet de cliëntenraad strategisch en proactief opereren. Dit kan door:

🔹 Vroegtijdige betrokkenheid en duidelijke afspraken

• De raad moet vanaf de start worden meegenomen, niet pas bij de uitvoeringsfase.
• De organisatie moet helder maken wanneer en waar de cliëntenraad mee kan praten.

🔹 Goede terugkoppeling en inspraak

• Hoe wordt informatie binnen de cliëntenraad en naar de achterban teruggekoppeld?
• Wie vertegenwoordigt de cliëntenraad in gebruikersgroepen?

🔹 Toetsing aan wensen en behoeften cliënten

• Hoe worden de wensen en behoeften van bewoners actief verzameld?
• Hoe wordt gewaarborgd dat deze wensen leidend zijn bij advies?

🔹 Toekomstvisie ouderen- en langdurige zorg meenemen

• Bij nieuwbouw moet worden gekeken naar trends en toekomstige zorgbehoeften.
• Worden technologische ontwikkelingen en veranderende zorgmodellen meegenomen?

Praktische uitleg over de Wmcz 2018 in de praktijk

1. Adviesrecht bij ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing (artikel 8, lid 1, sub g)

Toepassing:

• Als een zorginstelling plannen heeft om te verbouwen, verhuizen of een nieuw pand te bouwen, moet de cliëntenraad tijdig worden geïnformeerd en de kans krijgen om advies te geven.
• De instelling moet aantonen dat ze het advies van de cliëntenraad serieus neemt en gemotiveerd reageren als ze dit advies niet overnemen.
• Voorbeeld: Een verpleeghuis besluit om een nieuw gebouw te realiseren. De cliëntenraad kan adviseren over zaken zoals de toegankelijkheid van het gebouw, de grootte van de kamers, de ligging van gemeenschappelijke ruimtes en hoe dit invloed heeft op het welzijn van bewoners.

2. Instemmingsrecht op een sociaal plan voor bewoners/cliënten (artikel 8, lid 2, sub f)

Toepassing:

• Wanneer een zorginstelling cliënten moet verplaatsen of ingrijpende wijzigingen doorvoert die invloed hebben op hun woonsituatie, moet er een sociaal plan worden opgesteld.
• Dit plan moet beschrijven hoe cliënten worden begeleid en ondersteund bij de verandering.
• De cliëntenraad heeft instemmingsrecht, wat betekent dat de zorginstelling het plan niet mag uitvoeren zonder goedkeuring van de cliëntenraad.
• Voorbeeld: Een instelling besluit een locatie te sluiten en bewoners naar een andere plek te verhuizen. Het sociaal plan moet ingaan op zaken zoals:
  • Hoe bewoners worden betrokken bij de verhuizing.
  • Hoe persoonlijke wensen worden meegenomen.
  • Welke extra ondersteuning bewoners krijgen tijdens de overgang.
  • Hoe de zorgcontinuïteit gewaarborgd blijft.

Als de cliëntenraad niet instemt, moet het plan worden aangepast totdat er overeenstemming is.

3. Instemmingsrecht op de inrichting van zorgverleningsruimtes (artikel 8, lid 2, sub g)

Toepassing:

• De inrichting van ruimtes die bedoeld zijn voor zorgverlening (zoals behandelkamers, woonruimtes in een instelling of gezamenlijke ruimtes) heeft direct invloed op het welzijn en de ervaring van cliënten.
• De cliëntenraad moet akkoord geven op de inrichting van deze ruimtes voordat de zorginstelling het plan kan uitvoeren.
• Voorbeeld: Een instelling wil de gezamenlijke woonkamer van een woonzorglocatie herinrichten. De cliëntenraad kan dan:
  • Meedenken over de keuze van meubels, kleurgebruik en inrichting om een huiselijke sfeer te creëren.
  • Aangeven of de ruimte praktisch en toegankelijk blijft voor alle cliënten.
  • Beoordelen of de inrichting rekening houdt met speciale behoeften, zoals prikkelarme omgevingen voor mensen met dementie.

Als de cliëntenraad niet instemt met de inrichting, moet de zorginstelling het plan aanpassen totdat er een akkoord is.

Belangrijke punten voor cliëntenraden in de praktijk:

• Tijdige betrokkenheid: De zorginstelling moet de cliëntenraad op tijd informeren en ruimte geven voor invloed.
• Actief meedenken: De cliëntenraad kan proactief voorstellen doen en input ophalen bij cliënten.
• Overleg en onderbouwing: Als de instelling een advies niet overneemt of wijzigingen in een sociaal plan of inrichting wil doorvoeren, moet dit goed onderbouwd worden.
• Recht op ondersteuning: De cliëntenraad kan deskundigen inschakelen om hen te helpen bij het beoordelen van plannen.

Het sociaal plan bij verhuizing en de rol van de cliëntenraad

Een sociaal plan is een document waarin de zorginstelling beschrijft hoe cliënten worden begeleid en ondersteund bij een verhuizing of andere ingrijpende verandering in hun woon- of zorgomgeving. Dit plan is bedoeld om de overgang voor cliënten zo soepel mogelijk te laten verlopen en hun rechten en welzijn te beschermen. De cliëntenraad heeft instemmingsrecht (artikel 8, lid 2, sub f Wmcz 2018), wat betekent dat het plan niet mag worden uitgevoerd zonder goedkeuring van de cliëntenraad.

Waar moet de cliëntenraad vooral op letten bij een sociaal plan?

1. Duidelijke communicatie en inspraak:
   • Worden cliënten en hun naasten op tijd en op een begrijpelijke manier geïnformeerd?
   • Is er ruimte voor cliënten om hun wensen en zorgen te uiten?
2. Begeleiding en ondersteuning:
   • Wordt er hulp geboden bij de overgang, zoals praktische ondersteuning bij de verhuizing en emotionele begeleiding?
   • Is er extra zorg beschikbaar als cliënten stress of achteruitgang ervaren door de verhuizing?
3. Behoud van zorgkwaliteit en leefomgeving:
   • Blijft de zorg die cliënten ontvangen van dezelfde kwaliteit?
   • Worden vertrouwde zorgverleners meeverhuisd, zodat er continuïteit blijft?
   • Worden cliënten zoveel mogelijk bij elkaar gehouden als zij dat wensen?
4. Fysieke en sociale omstandigheden in de nieuwe locatie:
   • Is de nieuwe woonplek toegankelijk en passend voor alle cliënten?
   • Hoe wordt de overgang geregeld voor cliënten met speciale behoeften (zoals mensen met dementie of een handicap)?
5. Klachten- en bezwaarprocedures:
   • Is er een mogelijkheid voor cliënten om bezwaar te maken of ondersteuning te krijgen bij problemen rondom de verhuizing?

Door kritisch te kijken naar deze aspecten en namens de cliënten mee te onderhandelen, kan de cliëntenraad ervoor zorgen dat een verhuizing niet alleen efficiënt, maar ook menselijk en zorgvuldig verloopt.

Processchema betrokkenheid clientenraad verbouw, nieuwbouw of verhuizing

Schema betrokkenheid cliëntenraad bij verbouw, nieuwbouw of verhuizing

Misschien ook interessant voor u:

Cursus Cliëntenraad ziekenhuis en bouwplannen

Cursus Clientenraad langdurige zorg en zorghuisvesting